Per 25 mei 2018 wordt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Ook een club van oldtimerbezitters moet voldoen aan de daarin opgenomen nieuwe regels voor privacybescherming. Clubs moeten vastleggen in een privacyverklaring hoe ze met privacygevoelige gegevens omgaan. Niets doen en denken “dit gaat ons niet aan, het waait wel over” kan niet. Heb je het als club niet goed geregeld dan kunnen er - in theorie - boetes volgen voor de club en zelfs voor de bestuurders persoonlijk.

Keuze: welke gegevens verzamelt de club wel en niet
De gegevens die een club verzamelt blijven doorgaans beperkt tot naam/adres gegevens (NAW) en gegevens over het voertuig dat men bezit. Dat kan uitgebreid worden met bijvoorbeeld de geboortedatum (dan weet je de leeftijd), de aanhef Hr. of Mevr. (dan weet je of het een man of een vrouw is), de naam van de partner, een emailadres en het banknummer (voor automatische incasso lidmaatschapsgeld). Voor een kleine voertuigclub, denk aan circa 100 leden, is het maar de vraag of het opstellen van een uitgebreide privacyverklaring wel nodig en zinvol is.

Leg keuzes vast in Huishoudelijk Reglement
Een vereniging beschikt meestal niet over een geautomatiseerde leden administratie: de gegevens van alle leden staan in een spreadsheet. Het standpunt van FEHAC Juridische Zaken is dat aan de per 25 mei 2018 in werking tredende verplichtingen voldaan kan worden door in het huishoudelijk reglement van de club een aparte paragraaf of enige artikelen op te nemen waarin beschreven staat hoe de club omgaat met de privacygevoelige gegevens van de leden en welke rechten de leden hebben. Tegelijk geven deze bepalingen een richtsnoer voor diegenen binnen de club die te maken hebben met gegevensbestanden, hoe zij op zorgvuldige wijze met gegevens van leden moeten omgaan. Een alternatief voor aanpassing van het huishoudelijk reglement is het opstellen van een privacyverklaring die bijvoorbeeld op de website kan worden geplaatst.

Huishoudelijke reglement is eenvoudig aan te passen
Een ledenbestand van een voertuigclub bevat behalve de NAW-gegevens en de banknummers, geen of nauwelijks privacygevoelige informatie. Echt privacygevoelige gegevens zijn bijvoorbeeld etnische afkomst en gezondheid of de waarde van de voertuigen die men bezit. De secretaris, penningmeester, webbeheerder e.d. kunnen ieder hun eigen aanvullingen op de NAW-gegevens maken en die voor zichzelf houden. Voordeel van het opnemen van bepalingen in het huishoudelijk reglement is dat deze in de (jaarlijkse) Algemene Leden Vergadering (ALV) vastgesteld moeten worden, zodat alle leden geacht kunnen worden van de inhoud op de hoogte te zijn. Voor de wijziging van een bestaand huishoudelijk regelement volstaat doorgaans een tijdige aankondiging dat op de agenda voor de komende ALV staat dat er nieuwe bepalingen over privacy ter aanvulling van het huishoudelijk reglement aan de orde zullen komen. Ga wel even na hoe uw eigen statuten en huishoudelijk reglement een wijziging precies hebben geregeld.

Voorbeeld HHR uitbreiden of beperken
De voorgestelde artikelen voor opname in het huishoudelijk reglement kunnen beperkt of uitgebreid worden. Wilt u geen ledenlijst publiceren pas dit dan aan, legt u geen gegevens over de partner vast: haal dat er dan uit. En verkoopt het onderdelenmagazijn van de club alleen zeldzame onderdelen aan leden die een voertuig van dat type hebben: zet er dat dan in. Kortom: stem ons voorbeeld huishoudelijk reglement hier af op de situatie in uw eigen club.

Termijnen en voorbeelden op internet
Bij de vermelde termijnen in ons voorbeeld voor het huishoudelijk reglement bij o.a. het verzoek om informatie en recht op verwijdering gegevens, (het recht om vergeten te worden), is uitgegaan van artikel 12 lid 3 van de AVG. Raadpleeg vooral de uitgebreide toelichting met 'checklists' op de AVG; die is op internet te vinden in de "Handleiding Algemene verordening gegevensbescherming en Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming" gepubliceerd door het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Kijk vooral op internet naar voorbeelden en checklists als u uw eigen versie van het huishoudelijk reglement of privacyverklaring maakt.

Gebruik van clubgegevens door derden
Als de club aan derden buiten de club de ledenlijst stuurt om die ergens voor te gebruiken dan moet de club afspraken maken over dat gebruik van die gegevens. Bijvoorbeeld de drukker van het clubblad krijgt voor elke uitgave een actuele naam/adressen lijst waarheen hij het clubblad moet sturen. In die afspraak tussen club en drukker, staat dan dat hij alleen dit bestand mag gebruiken voor de verzending van deze ene editie van het clubblad en dat daarna de verzendgegevens van zijn computer verwijderd en vernietigd zullen worden. Van al die afspraken hoort de club ook een lijstje bij te houden. Bij een onverhoopt data lek moet nagegaan kunnen worden hoe dat lekken mogelijk was.

Aanmeldingsformulier: verwijzen naar privacyregels in HHR
Belangrijk is op het aanmeldingsformulier voor een nieuw lid of donateur een verwijzing te plaatsen naar de regels die gelden in de club voor het omgaan met privacygegevens. Bijvoorbeeld: "ondergetekende geeft toestemming tot publicatie in het clubblad van zijn persoons- en voertuiggegevens overeenkomstig de artikelen in het huishoudelijk reglement". En in het huishoudelijk reglement staat dan dat u nieuwe leden noemt in het clubblad met daarbij welke voertuigen (merk/type/kenteken) ze hebben.

8 april 2018